デジタル化の第一歩。紙をやめましょう。
紙をやめることによって、費用と手間と保管場所が省けます。
１ FAXをやめましょう。
未だにFAXを使っている会社さん、多いです。
ですが、FAXでやっていることは全てメールなどに置き換えできます。
プリントの必要もないし、
通信費もかからない。
なんと言っても、高いお金を払ってFAX専用機や複合機を買わなくて済みます。
２ 複合機をやめましょう。
FAXがなければプリントを減らして複合機をやめましょう。
印刷しないといけない書類ってありますか？
あるならそれがやめられないか、確認しましょう。
３ 郵送をやめましょう。
郵送するために、印刷しないといけないですよね。
できる限り、郵送をまずやめましょう。
私も郵送していた請求書を「メールでいいでしょうか？」と確認したところ、
すべての会社さんでOK！でした。
（コロナの影響もあるかもしれません。）
また、お客さんで、毎月業界情報を印刷して郵送していたところがあるのですが、
メールマガジンにしたところ、年間で100万円近くの節約になりました。
郵送じゃなければいけない、と思い込んでいるものもあるかもしれません。
それを一度疑ってみましょう。
４ ハンコをやめましょう。
コロナ禍で問題になったハンコ問題。
今後は電子署名などのシステムを使ってハンコがなくなる時代が来ると思われます。
まだハンコ？と言われないように、今のうちからシステムを変えて行く必要ありますね。
簡単な方法ですが、弊社では請求書などのハンコは画像にしています。
それで問題になったことありません。
５ ファイリングをやめましょう。
新人の頃は、仕事の資料をファイリングするなんていう仕事があったりしましたよね。
あれって、今思えば、やることないから、適当に何かさせておこうという上司の苦肉の策？だったのではないかなあ。今でもそんな場面ありませんか？
ということで、本来必要なような必要じゃないような。資料は全てデジタル化するべきです。
デジタルにしておけば探すのも簡単。古い資料をひっくり返して埃まみれにならずにすみます。
何しろ、保管する場所も必要ありません。
（DVDなどに保存するのではなく、HDやクラウドなどに保管する方法を考えましょう。）
スペースが広くなれば働いている人が嬉しいですよね。
そして、机の上が紙でいっぱいにならずにすみます。
と言いつつ、私もつい紙を溜めてしまうんですよね。。
それって、全然いいことないんですよ。いつの間にか期限が切れていたりして。
このテーマ、結構長くなりそうなので、また別の記事にしますね！
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